Acht Jahre, unverändert: was die GoBD von Ihrem Archiv verlangen

Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Die eigentliche Arbeit steckt nicht in der Frist, sondern in der Unveränderbarkeit.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre gesunken — sowohl im Umsatzsteuerrecht (§ 14b UStG) als auch in der Abgabenordnung (§ 147 AO). Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das ist eine echte Entlastung. Sie ändert aber nichts an dem Teil, der in Betriebsprüfungen tatsächlich Ärger macht: wie aufbewahrt wird.

Das Original ist die Datei, nicht der Ausdruck

Eine E-Rechnung ist im strukturierten Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurde. Ein ausgedrucktes Exemplar oder ein daraus erzeugtes PDF ist kein Ersatz — es ist eine Kopie, und der maschinell auswertbare Teil fehlt. Bei ZUGFeRD gehört das eingebettete XML zum Original, nicht nur die sichtbare Seite.

Praktisch heißt das: Wer eingehende XML-Rechnungen im Mailpostfach liegen lässt und nur den Ausdruck in den Ordner heftet, erfüllt die Pflicht nicht, auch wenn der Ordner vollständig aussieht.

Die vier Anforderungen, an denen es meistens hakt

Unveränderbarkeit. Ein Beleg darf nach der Erfassung nicht mehr still überschrieben werden. Korrekturen müssen als Korrektur erkennbar bleiben — mit Zeitpunkt und Urheber. Ein Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk, in dem jeder Dateien ersetzen kann, genügt dem nicht.
Nachvollziehbarkeit. Vom Buchungssatz muss man zum Beleg kommen und zurück. Das ist der Grund, warum Belege und Buchhaltung besser in einem System hängen als in zwei getrennten Ablagen.
Maschinelle Auswertbarkeit. Der Prüfer darf Daten im Zugriff auswerten, nicht nur ansehen. Ein Stapel Bilddateien erfüllt das nicht.
Verfahrensdokumentation. Die schriftliche Beschreibung, wie Belege entstehen, geprüft, gebucht, abgelegt und gelöscht werden. Sie fehlt in kleinen Betrieben fast immer und wird bei Prüfungen regelmäßig verlangt. Der Aufwand ist einmalig, der Nutzen hoch: ohne sie ist die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Ablage angreifbar.

Löschen gehört dazu

Aufbewahrungspflicht und Datenschutz ziehen in unterschiedliche Richtungen: Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt — das Steuerrecht verlangt, Belege aufzuheben. Der übliche Weg: Daten mit Aufbewahrungspflicht werden gesperrt statt gelöscht und erst nach Ablauf der Frist entfernt. Das setzt voraus, dass das System überhaupt weiß, wann welche Frist abläuft, und dass Löschen ein geordneter Vorgang ist und keine Handarbeit im Dateimanager.

Was das für die Systemauswahl bedeutet

Prüfen Sie an Ihrem eigenen Beleg, nicht an der Broschüre:

Wird das empfangene XML im Original gespeichert und ist es später wiederauffindbar?
Zeigt das System zu einer Buchung den zugehörigen Beleg und umgekehrt?
Sind Änderungen protokolliert, inklusive Zeitpunkt und Benutzer?
Können Sie einen Zeitraum vollständig exportieren — für Prüfung, Steuerberater oder Systemwechsel?
Gibt es einen Löschlauf nach Fristablauf, oder wächst das Archiv einfach weiter?

Wer die Daten im eigenen Haus hält, hat hier einen praktischen Vorteil: Sicherung, Aufbewahrungsdauer und Export bestimmen Sie selbst, statt sie aus den Bedingungen eines Anbieters herauszulesen.

Dieser Text ist eine Einordnung für die Praxis und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Quellen: Haufe zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, BMF-FAQ zur E-Rechnung.

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