Praxis · 19.09.2026

E-Rechnung: Wer ab 2027 senden muss — und was die Software dafür können muss

Empfangspflicht seit 2025, Sendepflicht ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 für alle. Was das praktisch für Warenwirtschaft und Buchhaltung bedeutet.

Die E-Rechnung ist keine Ankündigung mehr, sondern ein Kalender. Wer heute noch PDF-Rechnungen verschickt, hat je nach Umsatz noch wenige Monate Zeit. Der Überblick, kurz und ohne Paragraphennebel.

Die drei Daten, die zählen

• Seit 1. Januar 2025: empfangen. Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen annehmen können, wenn ein anderer inländischer Unternehmer sie schickt. Dafür gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme — auch Kleinunternehmer müssen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2027: senden, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Für diese Betriebe endet die Möglichkeit, im inländischen B2B-Geschäft Papier oder einfache PDF zu verschicken.
• Ab 1. Januar 2028: senden, alle anderen auch. Damit ist die Übergangszeit vorbei.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht „irgendwas Digitales“, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Ein normales PDF ist rechtlich eine „sonstige Rechnung“ — ab dem jeweiligen Stichtag also keine gültige Rechnung mehr.

Wo Sie weiter Papier schicken dürfen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) bleiben ausgenommen.
• Fahrausweise und bestimmte nach § 4 UStG steuerfreie Umsätze.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnung ausstellen — empfangen aber schon.
• B2C: an Privatkunden ändert sich nichts.

Was das für Ihre Software heißt

Der Punkt, den viele unterschätzen: Die Pflicht trifft nicht nur das Rechnungsprogramm, sondern die Kette davor und dahinter. Eine Rechnung entsteht aus einem Auftrag, einer Lieferung, einem Lagerbeleg, und sie muss anschließend acht Jahre lang unverändert auffindbar sein.

Fünf Dinge sollte das System können, bevor Ihr Stichtag kommt:

• Ausgang erzeugen: XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus dem Beleg, mit allen Pflichtfeldern — Leistungszeitpunkt, Steuersätze, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, korrekte Rundung.
• Eingang verarbeiten: eingehendes XML einlesen, den Lieferanten und die Bestellung zuordnen, Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung sichtbar machen — sonst ersetzt die E-Rechnung nur das Papier und spart keine Minute.
• Validieren: vor dem Versand gegen die Norm prüfen. Eine formal falsche E-Rechnung ist keine Rechnung, und der Kunde darf die Zahlung zurückstellen.
• Archivieren: das strukturierte Original aufbewahren, nicht den Ausdruck. Dazu unten mehr.
• Sich anpassen lassen: Formate und Prüfregeln ändern sich weiter — Stichwort Meldesystem ab 2028. Wer für jede Feldänderung auf das nächste Release seines Anbieters warten muss, ist in dieser Phase schlecht aufgestellt.

Ein realistischer Zeitplan

1. Jetzt: prüfen, ob eingehende XRechnungen wirklich verarbeitet werden — nicht nur „ankommen“. 2. Nächster Schritt: einen Lieferanten oder Kunden als Pilot wählen und den kompletten Weg einmal echt durchspielen, vom Auftrag bis zur Archivierung. 3. Drei Monate vor Ihrem Stichtag: Stammdaten aufräumen. Die meisten Fehler kommen nicht aus dem Format, sondern aus unvollständigen Kunden- und Steuerdaten. 4. Zum Stichtag: Papier- und PDF-Ausgang für inländisches B2B abschalten, damit niemand aus Gewohnheit die alte Vorlage zieht.

Dieser Text ist eine Einordnung für die Praxis und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind § 14 UStG, die Übergangsregelungen des Wachstumschancengesetzes und das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Quellen: BMF-FAQ zur E-Rechnung, IHK Frankfurt zur E-Rechnungspflicht.