Fattura elettronica: le scadenze che contano nel 2026 e la conservazione a norma

Specifiche tecniche 1.9.1 in vigore dal 15 maggio 2026, conservazione decennale delle fatture 2025 entro gennaio 2027 e le funzioni che il gestionale deve avere.

La fattura elettronica in Italia non è più una novità: passa dal Sistema di Interscambio dal 2019 e, dal 1° gennaio 2024, riguarda anche i contribuenti in regime forfettario senza soglie di ricavi. Proprio per questo il rischio è cambiato: non si tratta più di partire, ma di restare allineati a tracciati e scadenze che continuano a muoversi. Il 2026 ne porta due che meritano attenzione.

Specifiche tecniche 1.9.1: cosa cambia da maggio 2026

L'Agenzia delle Entrate ha pubblicato la versione 1.9.1 delle specifiche tecniche, applicabile dal 15 maggio 2026. L'aggiornamento tocca i controlli del Sistema di Interscambio e la codifica di alcune casistiche particolari, tra cui le fatture indirizzate a soggetti che fanno parte di un Gruppo IVA e l'ampliamento del numero di codici destinatario registrabili.

Il punto pratico è uno solo: un file costruito su un tracciato non aggiornato viene scartato. Lo scarto non è un semplice messaggio di errore, perché la fattura si considera non emessa finché non viene ritrasmessa correttamente entro i termini previsti.

Conservazione a norma: la scadenza di gennaio

L'obbligo di conservazione digitale riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute, per almeno dieci anni, in un processo che garantisca autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. Salvare gli XML in una cartella o su un disco condiviso non è conservazione a norma.

Il termine è fissato entro il terzo mese successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi: per i soggetti con esercizio coincidente con l'anno solare, le fatture del 2024 andavano conservate entro il 31 gennaio 2026 e quelle del 2025 entro il 31 gennaio 2027. La mancata o irregolare conservazione espone a sanzioni amministrative che, secondo il D.Lgs. 471/1997, possono arrivare a diverse migliaia di euro.

Va ricordato che il servizio gratuito di conservazione dell'Agenzia delle Entrate va **attivato con adesione esplicita** e copre solo le fatture transitate dallo SdI: non è automatico per chi non ha mai sottoscritto l'accordo.

Cosa deve saper fare il gestionale

Le scadenze si rispettano con il software, non con i promemoria. Cinque capacità da verificare:

Emettere nel formato corretto. Generare il file XML sul tracciato in vigore, con tipo documento, natura dell'operazione e regime fiscale coerenti, e nei termini di emissione previsti dalla norma.
Ricevere e riconciliare. Acquisire le fatture passive dallo SdI, associarle al fornitore e all'ordine, ed evidenziare le differenze tra ordine, ricezione della merce e documento. Senza questo passaggio l'XML sostituisce la carta senza far risparmiare tempo.
Controllare prima dell'invio. Validare il file rispetto ai controlli dello SdI e gestire in modo ordinato scarti e ritrasmissioni, con un registro di cosa è stato inviato, quando e con quale esito.
Conservare l'originale. Mandare in conservazione il file strutturato, non la sua stampa, e mantenere i metadati che rendono il documento ricercabile in caso di verifica.
Reggere i cambiamenti. Tracciati, codici e controlli continueranno a evolvere, anche sotto la spinta della riforma europea ViDA, che prevede obblighi di rendicontazione digitale per le operazioni intracomunitarie a partire dal 2030. Dipendere da una patch del fornitore per ogni campo nuovo è un rischio operativo.

Cosa fare, in ordine

1. Verificare la versione del tracciato usata dal gestionale e chiedere conferma scritta dell'allineamento alla 1.9.1. 2. Controllare gli scarti degli ultimi mesi: un tasso anomalo indica quasi sempre anagrafiche incomplete, non un problema di formato. 3. Verificare l'adesione al servizio di conservazione e accertarsi che copra anche le fatture passive. 4. Fare una prova di esibizione: estrarre una fattura del 2024 dall'archivio e verificare che sia leggibile e accompagnata dal pacchetto di distribuzione. 5. Segnare in agenda il 31 gennaio 2027 per le fatture 2025.

Le informazioni di riferimento sono pubblicate sul portale dell'Agenzia delle Entrate.

Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza fiscale o legale.

Come lo risolviamo

Formata e Meridian girano sul vostro server con il vostro PostgreSQL: moduli, documenti e flussi di lavoro li modificate voi, senza attendere una nuova versione, e i dati non escono dall'azienda. Scopri Formata · Scopri Meridian — gratuito per sempre fino a dieci postazioni.