Poradnik · 19.09.2026

KSeF: co kończy się 31 grudnia 2026 i do czego trzeba przygotować system

Obowiązkowy KSeF działa od lutego i kwietnia 2026, ale z końcem roku wygasają wyłączenia, a od stycznia 2027 zaczynają obowiązywać kary i numer KSeF w przelewach.

Krajowy System e-Faktur nie jest już zapowiedzią. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wszedł etapami w 2026 roku i objął praktycznie cały obrót między firmami. Najbliższa data, która coś realnie zmienia, to jednak 1 stycznia 2027 — wtedy kończą się rozwiązania przejściowe, na których wciąż opiera się wiele małych firm.

Harmonogram, który już obowiązuje

Podstawą jest ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) wraz z rozporządzeniami wykonawczymi. Zgodnie z terminami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów:

• 1 lutego 2026 — obowiązek objął przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 — obowiązek objął pozostałych podatników.
• 1 stycznia 2027 — wygasają wyłączenia dla najmniejszych podmiotów.

Do końca 2026 roku nadal działają trzy uproszczenia. Podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury poza KSeF. Paragony fiskalne i faktury uproszczone do 450 zł pozostają dopuszczalne na dotychczasowych zasadach. Wreszcie podawanie numeru KSeF w tytule przelewu między podatnikami jest na razie dobrowolne.

Co zmienia się od 1 stycznia 2027

• Koniec wyłączeń. Limit 10 000 zł i dotychczasowe uproszczenia przestają działać; obowiązek obejmuje również najmniejsze firmy i podatników zwolnionych z VAT.
• Numer KSeF w płatnościach. Przy zapłacie za fakturę ustrukturyzowaną między czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie wskazać numer KSeF w tytule przelewu; przewidziano też identyfikator zbiorczy dla płatności obejmujących wiele faktur.
• Sankcje. Za niewystawienie faktury w KSeF wtedy, gdy było to wymagane, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną sięgającą 100% kwoty podatku z faktury, a w przypadku faktur bez VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem.

Poza terminami warto pamiętać o trybie offline24: fakturę można wystawić poza systemem i przesłać ją do KSeF w terminie określonym przepisami. To rozwiązanie na wypadek awarii lub braku łączności, a nie sposób na stałe omijanie systemu. Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie.

Co musi umieć system księgowy lub magazynowy

Terminy wygrywa się konfiguracją oprogramowania, nie przypomnieniami w kalendarzu. Pięć rzeczy do sprawdzenia:

• Wystawianie w wymaganej strukturze. Generowanie faktury w obowiązującym schemacie FA(3) razem z uwierzytelnieniem w systemie i odbiorem numeru KSeF oraz UPO. Numer KSeF musi wracać do dokumentu w systemie, bo od 2027 r. będzie potrzebny przy płatnościach.
• Odbiór i uzgadnianie. Pobieranie faktur zakupowych z KSeF, przypisanie ich do dostawcy i zamówienia oraz pokazanie różnic między zamówieniem, przyjęciem towaru a fakturą. Bez tego plik XML zastępuje papier i nic nie upraszcza.
• Kontrola przed wysyłką. Walidacja pliku wobec schemy i danych kontrahenta. Faktura odrzucona przez system nie została wystawiona, a poprawka po fakcie kosztuje więcej niż kontrola przed wysłaniem.
• Archiwum oryginałów. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, ale własna kopia XML wraz z UPO jest potrzebna do kontroli, do sporów z kontrahentem i na wypadek zmiany dostawcy oprogramowania.
• Gotowość na zmiany. Schemat, tryby uwierzytelniania i zakres danych będą jeszcze ewoluować. System, w którym każda zmiana pola wymaga czekania na kolejne wydanie producenta, jest ryzykiem samym w sobie.

Co zrobić po kolei

1. Sprawdzić, czy firma nadal korzysta z wyłączenia — jeśli tak, wyznaczyć termin wdrożenia przed końcem grudnia 2026. 2. Uporządkować dane kontrahentów: numery NIP, adresy, dane do rozliczeń. To one generują większość odrzuceń. 3. Przypisać uprawnienia w KSeF pracownikom i biuru rachunkowemu, zamiast pracować na jednym koncie właściciela. 4. Przetestować przelew z numerem KSeF w praktyce, zanim stanie się obowiązkowy.

Szczegółowy zakres obowiązku opisuje strona Ministerstwa Finansów.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.