Hướng dẫn · 19/09/2026

Hóa đơn điện tử năm 2026: ngưỡng 1 tỷ đồng, nghị định mới và nghĩa vụ lưu trữ 10 năm

Bỏ thuế khoán từ 01/01/2026, nâng ngưỡng miễn thuế lên 1 tỷ đồng/năm và Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026 — những gì kế toán và phần mềm quản lý cần chuẩn bị.

Năm 2026 là năm có nhiều thay đổi nhất về hóa đơn kể từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc. Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai, ngưỡng doanh thu miễn thuế được nâng lên gấp đôi, và từ giữa năm một nghị định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử bắt đầu có hiệu lực.

Những mốc chính

• Từ 01/01/2026: bỏ thuế khoán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Hộ kinh doanh chuyển sang tự khai — tự nộp thuế trên doanh thu thực tế, đồng thời việc thu, nộp lệ phí môn bài chấm dứt.
• Từ 01/01/2026: ngưỡng doanh thu miễn thuế GTGT và thuế TNCN nâng từ 500 triệu lên 1 tỷ đồng/năm theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP (Báo Chính phủ).
• Từ 01/7/2026: Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP (toàn văn).

Ai bắt buộc, ai chưa

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Khi doanh thu lũy kế vượt mốc này, phải đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế đó.

Dưới ngưỡng 1 tỷ đồng thì chưa bắt buộc, nhưng vẫn được chủ động đăng ký nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật. Nhiều hộ chọn đăng ký sớm vì khách hàng doanh nghiệp cần hóa đơn hợp lệ để hạch toán chi phí. Ngoài ra, hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in không còn giá trị sử dụng; số chưa dùng phải được xử lý theo hướng dẫn — nếu còn tồn trong két, đây là việc nên làm ngay.

Lưu trữ: 10 năm và phải còn nguyên vẹn

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán nên chịu quy định của Luật Kế toán 2015: chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm. Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC không thay đổi thời hạn này.

Yêu cầu không chỉ là giữ đủ 10 năm, mà là an toàn, bảo mật, toàn vẹn: thông tin trên hóa đơn không được sửa đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ, và phải truy xuất được khi cơ quan thuế yêu cầu. Một thư mục PDF trên máy kế toán không đáp ứng được điều đó.

Phần mềm kế toán, kho, CRM cần làm được gì

• Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn — gắn với thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phải ngày nhân viên rảnh để nhập liệu. Hóa đơn nên phát sinh từ phiếu xuất kho hoặc biên bản nghiệm thu.
• Theo dõi doanh thu lũy kế theo ngưỡng, cảnh báo khi tiến gần 1 tỷ đồng để kịp đăng ký trong 30 ngày, thay vì phát hiện lúc quyết toán.
• Kết nối máy tính tiền và điểm bán: với bán lẻ, ăn uống, dịch vụ tại quầy, hóa đơn phải sinh ra ngay tại điểm bán và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế.
• Xử lý hóa đơn sai sót có quy trình: thay thế, điều chỉnh, hủy đều có mẫu biểu và thông báo riêng. Hệ thống nên giữ liên kết giữa hóa đơn gốc và hóa đơn xử lý, đồng thời hoàn nhập kho tương ứng.
• Lưu trữ đúng chuẩn: giữ bản XML gốc kèm chữ ký số chứ không chỉ bản in PDF, có sao lưu ở nơi thứ hai, tìm kiếm được theo ngày, số hóa đơn, mã số thuế và số tiền.
• Xuất được sổ sách cho hộ kinh doanh kê khai: khi bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh cần ghi nhận doanh thu, chi phí và tồn kho, nên phần mềm phải xuất sổ chứ không chỉ phát hành hóa đơn.

Các bước nên làm

1. Ước tính doanh thu năm 2026 để biết mình ở bên nào của ngưỡng 1 tỷ đồng. 2. Rà soát hóa đơn giấy còn tồn và xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế. 3. Xác nhận với nhà cung cấp phần mềm rằng họ đã cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. 4. Kiểm tra sao lưu: thử mở lại một hóa đơn XML của năm trước bằng công cụ đọc hóa đơn. Không mở được nghĩa là việc lưu trữ đang có vấn đề. 5. Đào tạo nhân viên bán hàng về thời điểm lập hóa đơn — nguồn sai sót phổ biến nhất.

Bài viết mang tính tham khảo thực tiễn, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế; vui lòng liên hệ đại lý thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp cho trường hợp cụ thể.